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NORMAS DE ETIQUETA: LA ATENCIÓN TELEFÓNICA (FINAL)

Retomando la secuencia de este tema, he aquí la parte final de algunas sugerencias a ser tomadas en cuenta cuando de recibir o efectuar una llamada telefónica se trata:

  • Si por alguna razón debes llamar a alguien cuyo teléfono te fue informado por un tercero, identifícate e inmediatamente explícale a esa persona el vínculo a través del cual pudiste obtener su número.
  • Por ninguna razón pongas a otro en el aprieto de tener que ocultarte y hacer que mienta diciendo <no está> después de haber dicho previamente que sí te encontrabas en el lugar. Quedarás muy mal tú, no quien tuvo que mentir por ti. Si por alguna razón no deseas contestar llamadas, comunícaselo con antelación a quien vaya a responder el aparato telefónico, adviérteselo con tiempo.
  • No dejes grabado un mensaje muy extenso en tu contestadora automática, pues es de poca consideración para con los demás; sobre todo si te llaman desde el extranjero, desde un teléfono público o desde un celular.
  • Si surge una discusión en medio de tu conversación telefónica, no cuelgues el aparato. Contrólate y posterga la conversación.
  • Cuando recibas alguna llamada de gente que se dedica a molestar a otros telefónicamente, no caigas en la provocación. No respondas ni des pie a conversaciones. No insultes, ello puede provocar satisfacción a este tipo de “personas”. Cuelga lo antes posible. Si tienes certeza de que insistirá en volver a llamar, no respondas por varios minutos o llama a algún familiar o amigo para mantener la línea ocupada por un rato, tal vez con eso quien te esté molestando desistirá en seguir llamándote.
  • Al comunicarte con una persona que se encuentre en su lugar de trabajo, después de saludarla debes preguntarle si tiene un tiempito para escucharte y si la respuesta es positiva, aún así sé breve, pues con esto evitamos situaciones embarazosas, es decir, llamados de atención que pudieran perjudicar a esa persona.

 

En caso de que prestes servicios de atención telefónica al público, lo correcto es ser profesional en tu desempeño, y he aquí algunos consejos:

1)      No tutees (no trates de “tú”) a las personas que atiendas, ni uses expresiones como <mi amor>, <mi vida>, u otras similares. Utiliza señor, señora o señorita según el caso.

2)      Presta atención a lo que te estén explicando o solicitando, no le hagas repetir a la persona lo que ya expuso por mera distracción tuya.

3)      No la interrumpas mientras expone su solicitud, esto siempre es incorrecto. Haz las preguntas pertinentes después que la persona se haya explicado.

4)      No respondas cualquier cosa por salir del paso.

5)      Si la persona que llama está ofuscada, haz tú un esfuerzo. Espera a que la misma termine de presentar su reclamo para luego tú sugerirle lo que debe hacer.

6)      No dejes esperando a nadie en la línea demasiado tiempo. Si debes hacer una consulta larga vuelve a conectarte y explícale con amabilidad lo que ocurre.

7)      Si la persona que atiendes telefónicamente no sabe expresarse en forma clara, ayúdale a dilucidar el objeto de su reclamo o aclaratoria.

8)     No hagas discriminaciones en tu trato. Hay quienes sólo atienden amablemente a personas del sexo contrario o a quienes tienen voces juveniles.

 

En caso de que seas tú quien solicite servicios de atención telefónica, toma en cuenta lo siguiente:

1)      No tutees a la persona que te atiende ni uses las expresiones citadas en el primer ítem del párrafo anterior. De igual manera utiliza señor, señora o señorita según la persona quien te atienda.

2)      Exprésate con claridad y no extiendas innecesariamente tu exposición o reclamo.

3)      Al  explicarte hazlo de manera directa, concreta y respetuosa.

4)      Controla tu enojo antes de iniciar un reclamo.

5)      No grites ni insultes. Mucho menos utiliza palabras vulgares. Recuerda que en la mayoría de los casos quien te atiende no tiene culpa de tu situación de reclamo. Por ejemplo: si por error te cortan el servicio de luz eléctrica que ya había sido pagado y eso te molesta y tienes que llamar para reportar el problema, no descargues tu enojo culpando a la persona que atiende tu reclamo. La empresa de electricidad como tal es la responsable de la situación, pero eso no implica que sean culpables los funcionarios de atención telefónica.

6)      Ten cerca de ti los datos necesarios para tramitar tu reclamo.

7)      Al despedirte, agradece la atención recibida.

Estas reglas también son válidas, se aplican a la atención personal. Mediante las mismas reflejaremos la conducta, disposición, carácter y actitud hacia nuestros semejantes, y por ende también el nivel de educación y etiqueta que tenemos como seres humanos.

Y así concluyo este importante tema en materia de etiqueta. Mi deseo de siempre: Que esta información sea de mucha utilidad para ti, LINDÍSIMA amiga. Si ya estás suscrita como miembro del CLUB LINDÍSIMA, puedes visitar Mi Página…Hasta el próximo blog!!!

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Comentario de Lindisima el agosto 6, 2013 a las 10:35am

Muy buena informacion, gracias por compartir. A veces el telefono se vuelve impersonal y algunas personas no se comportan como es debido con quien llama.

Comentario de OMA el agosto 6, 2013 a las 8:45pm

¡Gracias Lindísima! Mis saludos a ustedes. Desafortunadamente el comentario sobre lo impersonal que a veces se vuelve el teléfono es cierto. Si desean pueden promocionar esta publicación y la 1era parte de este tema. Un beso y hasta pronto!!!

 

 

Comentario de Lindisima el agosto 8, 2013 a las 4:20pm

Hola Oma. Estatre incluyendo la publicacion en el noticiero proximo. Gracias y muchos slaudos

Comentario de OMA el agosto 12, 2013 a las 6:08pm

¡Hola de nuevo Lindísima! Muchas gracias por anunciar la publicación de este tema en el boletín del Club. Como siempre mis respetos y aprecio para ustedes. Hasta pronto!!!

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